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Aide & mode d'emploi

Guide d'utilisation ONYX Mobility

Plateforme de gestion VTC premium — missions, géolocalisation, flotte, partenaires et facturation. Ce guide couvre tous les usages : Dispatch, chauffeur, et partenaire prescripteur.

Astuce : utilisez le bouton Imprimer / PDF en haut à droite pour télécharger ou imprimer ce guide.

Assistant IA ONYX
Réponse immédiate à vos questions sur l'application
Bonjour 👋 Je suis l'assistant ONYX Mobility. Posez-moi vos questions sur l'utilisation de l'application (création de course, statuts, partenaires, facturation, etc.).

Guide du Dispatch

1. Premiers pas

1
Créer votre équipe
À la première connexion, créez votre équipe (nom de société). Un code d'équipe à 6 caractères est généré : conservez-le précieusement, il sert à inviter vos chauffeurs et partenaires.
2
Compléter votre profil société
Onglet Profil: raison sociale, SIRET, TVA, adresse, logo, coordonnées bancaires. Ces informations apparaîtront sur les devis, factures et e-mails de mission.
3
Configurer vos tarifs
Onglet Paramètres: tarifs au km, à l'heure, mise à disposition, suppléments (repas, parking, passagers). C'est la base du calcul automatique des prix.
4
Ajouter chauffeurs et véhicules
Onglet Équipe: enregistrez vos chauffeurs (nom, téléphone, e-mail) et vos véhicules (modèle, plaque, catégorie). Partagez le code d'équipe à chaque chauffeur pour qu'il puisse créer son compte.

2. Tableau de bord (accueil)

Vue temps réel de l'activité :

  • CA du jour / du mois — chiffre d'affaires des missions terminées.
  • Missions jour / mois — compteurs de courses livrées.
  • Chauffeurs actifs — qui est en course en ce moment, avec leur statut (en route, en approche, en mission).
  • Prochaine mission — la course à venir la plus imminente.
  • Résumé mensuel — panier moyen, distance et temps cumulés, meilleur partenaire, chauffeur le plus actif.

3. Créer une course (devis ou mission)

1
Saisir le trajet
Adresse de départ et d'arrivée (l'autocomplétion Google Maps calcule distance et durée automatiquement). Date et heure de prise en charge, nombre de passagers, catégorie de véhicule.
2
Renseigner la source
Source: qui amène le client (hôtel, conciergerie, partenaire, client direct…). Si le nom saisi correspond à un partenaire enregistré, il est automatiquement reconnu et sa commission appliquée. Des suggestions apparaissent pendant la saisie.
3
Assigner un chauffeur
Sélectionnez le chauffeur et le véhicule. Le chauffeur reçoit une notification e-mail avec tous les détails dès l'assignation.
4
Valider le prix
Le prix HT/TTC se calcule automatiquement selon vos tarifs. Vous pouvez forcer un prix manuel si besoin.

4. Cycle de vie d'une mission

Une mission passe par plusieurs états successifs :

  1. Devis → en attente de validation client.
  2. Confirmée → client a accepté.
  3. Assignée → un chauffeur est désigné.
  4. Acceptée / En route / En approche / Sur place / À bord / En cours → le chauffeur fait évoluer le statut depuis son téléphone.
  5. Terminée → course livrée, prête à facturer.
  6. Facturée → la facture a été envoyée.

Une mission terminée ou facturée ne peut plus être modifiée (sécurité comptable).

5. Géolocalisation de la flotte

Onglet Géolocalisation: carte temps réel avec la position de chaque chauffeur en course. Couleur du pictogramme = statut (disponible, en route, en approche, en mission, hors-ligne). Le suivi GPS s'active automatiquement dès qu'une mission démarre et s'arrête à la fin.

6. Gestion de l'équipe

Onglet Équipe :

  • Demandes d'accès: approuvez ou refusez les inscriptions chauffeurs et partenaires.
  • Chauffeurs: ajouter, modifier, désactiver, attribuer un véhicule par défaut.
  • Véhicules: flotte, catégories, plaques, capacité.
  • Code équipe: copiez-le pour le partager à un nouveau chauffeur ou partenaire.

7. Partenaires & commissions

Onglet Partenaires :

  • Créez un partenaire (hôtel, conciergerie, agence) avec son taux de commission et son code partenaire.
  • Suivez les demandes envoyées par chaque partenaire et leur historique.
  • Carnet d'adresses du partenaire (lieux de prise en charge fréquents).
  • Quand vous saisissez une course pour un partenaire (par reconnaissance de la source), la course s'affiche automatiquement dans son tableau de bord.

8. Facturation & exports

  • Génération PDF de devis et factures avec votre charte (logo, mentions légales).
  • Marquage « facturée » horodaté pour le suivi comptable.
  • Export CSV des missions pour votre comptabilité.

Annexes communes

Légende des statuts de mission

  • Devis — proposition envoyée, non confirmée.
  • Demande partenaire — créée par un partenaire, en attente de traitement.
  • Confirmée — validée par le client / Dispatch.
  • Assignée — un chauffeur a été affecté.
  • Acceptée — le chauffeur a accepté la mission.
  • En route — le chauffeur roule vers le client.
  • Approche finale — moins de 5 minutes d'arrivée.
  • Sur place — chauffeur arrivé au point de prise en charge.
  • À bord / En cours — client embarqué, course en cours.
  • Terminée — déposé à destination.
  • Facturée — facture émise.
  • Annulée / No-show — course non réalisée.

Confidentialité & sécurité

Toutes les données sont hébergées en Europe. Les accès sont strictement contrôlés : chaque utilisateur ne voit que ce qui le concerne (un chauffeur ne voit que ses missions, un partenaire que ses propres demandes). La position GPS d'un chauffeur n'est enregistrée que pendant la durée d'une mission active.

Besoin d'aide ?

Pour toute question, contactez votre Dispatch ou écrivez à contact@vantage-megeve.fr.

ONYX Mobility by Vantage — Guide d'utilisation v1.0